这次会议应该是一封电子邮件：改善工作场所沟通的5个步骤
这次会议应该是一封电子邮件。那封电子邮件本应是一条松弛的消息。Slack消息应该是面对面的讨论或视频通话。我们如何沟通和选择的方法可能会对结果产生完全不同的影响。长期以来，当沟通方式与信息不符时，员工们一直感到沮丧，因为它效率低下，降低了生产率，或者浪费了人们的时间。
我们可以从全远程组织中学到什么？
我多年来一直在写这个主题，最近在我的书《远程工作的一切指南》中。远程组织必须比面对面的组织更认真地考虑工作场所沟通。为什么？他们需要仔细考虑他们如何沟通，因为他们没有与面对面团队相同的选择。远程组织往往更年轻，通常也不会像较老的组织那样背负同样的文化包袱。较老的组织更有可能按自己的方式行事。一个典型的例子是，一家公司的文化赋予面对面会议以过多的重要性。人们认为面对面的会议是最好的方式，例如，启动一个项目或定期与团队签到，因为这是他们做事情的唯一方式。最终，它产生了一种期望，即面对面的会议在这一过程中发挥着至关重要的作用。
相比之下，远程组织必须重新考虑如何开展业务。他们的领导人不太可能认为一次会议具有神奇的力量，他们更可能对尝试新的沟通方式持开放态度，这些方式最终会更好地传达信息。
那么，我们可以从远程工作中学到什么，让所有工作场所的沟通变得更好？
在你预定下一次会议或起草下一封电子邮件之前，停下来问问自己，目的是什么。您需要完成哪些工作？你是：提供简单明了的信息、收集信息、征求意见或解决问题、鼓励讨论、提供反馈还是别的什么？
与其考虑你需要说什么，不如想清楚你想要发生什么。
如果你的工作场所交流的首选方式是会议、电子邮件和面对面的交谈，那么是时候展开你的翅膀，了解你还有什么其他可供选择的选择了。
每种沟通方式都有优缺点。诀窍就是选择最适合你想要实现的目标。
团队消息应用程序，如Slack和Microsoft Teams，非常适合传递简短、直接的信息。无论您是否想知道召开会议的最佳时间或关于您的流程的反馈，它们也非常方便地对您的团队进行投票。定期对同事进行民意调查是一种沟通形式，通过将其作为日常工作的一部分，有助于鼓励更多公开的反馈。
大多数人已经知道他们可以使用音频和视频通话进行交流，所以现在再加上屏幕共享和在线白板。一些白板附带视频会议工具，而其他白板，如Miro，则独立运行。
这增加了使用在线白板进行沟通和协作的选项，而无需进行视频通话。同样，对于某些类型的头脑风暴，一个简单的共享文档，如谷歌文档，也可以做得很好。例如，如果与你的合作者同时打电话集思广益没有意义，那么就让人们在他们自己的时间进行集思广益。这让他们有更多的时间思考自己的想法，并在他们方便的时候让他们研究这些想法，而不是在会议随意举行的时候。
您也可以组合选项。给人们一份共享文档或白板，他们可以在那里列出自己的想法，然后在几天后举行一次短得多的会议来讨论这些想法。
一旦你知道你想要发生什么，就用这些信息来选择正确的沟通方式。如果你传递的是直截了当的信息，你就不需要人们实时在一起，所以不要开会。相反，考虑写一封电子邮件，花时间修改它，这样就很清楚了。对于人们可能需要多次参考的较长的消息，电子邮件很有用。如果信息不长，可以考虑在团队消息应用程序中发布一条消息。或者，最好是一系列的信息，这样你就可以重复这些信息，确保每个人都能不止一次地看到和听到它。
一个不同的例子是提供反馈。如果你有强硬的建设性反馈，你应该进行一次面对面的交谈，即使是虚拟的，因为对方需要机会提出问题并获得澄清。他们理应享有听到人类说话的尊严，他们所有的肢体语言和语气都完好无损。有了反馈，你也应该考虑到对方的时间和空间。如果你知道你会有一场艰难的对话，你想要在一个让对方反应舒适的地方进行，所以不要在公共场所和周围的人在一起。
远程工作的一个原则是尽可能多地过度交流。重复你的话。承认工作做得很好。详细说明新程序的细节。
在各种职场沟通中，我们总是可以更直白，这是另一种过度沟通的方式。“我分享这个信息是因为……”“我们开会的原因是为了让每个人都能提问。”
老实说，有时让人们直言不讳就像拔牙一样。有多少人仍在创建没有任何议程的会议邀请？但这应该不会很难。只要告诉人们你想要完成什么(记住第一步，目标是什么？)。如果你明确了自己的目标，其他人就能更好地完成自己的职责。
另一个原因是明确会产生影响：当每个人都理解了目的和理由时，你就增加了获得他们认可的机会。如果你能很好地解释为什么要开会而不发电子邮件，人们就更有可能同意你的决定，并加入你的行列。
你怎么知道你选择的沟通方式是否奏效呢？问!再一次，过度沟通，并通过征求人们的诚实意见来明确表达。“这种集思广益的方式对你管用吗？”“这场会议应该是一封电子邮件吗？”或者更好的问题是，“这次会议是否有效，或者你认为我们如何才能以更有效的方式达成相同或更好的结果？”
对调整持开放态度，但如果他们一开始感到不舒服，也不要太快放弃新的沟通方法。弄清楚它们有什么价值，以及什么时候最好选择它们而不是另一种方法。
要获得更多职场建议，请阅读以下15种让会议更容易进行的方法，以及远程工作的20条建议。
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